5 manieren om betere e-mails te schrijven als architect
Radicati Group voorspelde dat het e-mailverkeer per dag in februari 2017 gemiddeld 269 miljard zou bedragen.
Op sommige dagen heb ik het gevoel dat de meeste daarvan in mijn inbox komen.
Hoewel er andere manieren van werkcommunicatie opduiken, zoals Slack, blijft e-mail nog steeds koning.
Tussen mijn verschillende manieren van werken en deze site ben ik de trotse eigenaar van een half dozijn actieve e-mailadressen die me allemaal een dagelijkse dosis frequente afleiding geven.
Wij architecten hebben met veel verschillende partijen tegelijk te maken. Klanten, adviseurs, aannemers, ingenieurs en vele anderen strijden allemaal om onze aandacht.
In de loop der jaren heb ik een aantal gewoontes ontwikkeld om een productievere e-mailer te zijn, dus hopelijk vind je deze tips nuttig bij het omgaan met je inbox-overbelasting (overlord? Dit zijn mijn toptips.
Deze regels moeten ook in gedachten worden gehouden wanneer u correspondeert met potentiële architectenwerkgevers.
Als je aan een nieuwe architectuuropdracht denkt, heb ik een megapakket met gratis bronnen gemaakt met cv’s voor architectuur, begeleidende brieven en een uitgebreide verzameling sollicitatiedocumenten. Klik voor een gratis download:
Dus Hier Zijn Mijn 5 Manieren Om Betere E-mails Te Schrijven Als Architect.
Genieten van!
1. Kom Ter Zake!
Ik weet zeker dat je leraar Engels op de middelbare school erg onder de indruk zou zijn van hoe uitgebreid je bent geworden, maar ik haat het. Ik zie talloze voorbeelden van kronkelende, onsamenhangende e-mails die nergens heen lijken te gaan.
Als ik niet binnen drie seconden oplet, zal ik het “opslaan voor later”, wat in feite betekent dat ik het negeer.
Je moet ter zake komen en snel, idealiter in de eerste zin.
Maak duidelijk wat je wilt en welke acties van mijn kant nodig zijn. Dit is vooral van cruciaal belang wanneer de e-mail naar een groep mensen wordt verzonden, zorg ervoor dat u identificeert wie geacht wordt te handelen op de gegeven taak.
2. Houd Het Kort
Gerelateerd aan ter zake komen is het kort houden.
Een van mijn voormalige managers had de regel dat er maar één vraag in een e-mail mocht staan. Dit is een geweldige manier om een antwoord te krijgen. Ik zie vaak de “checklist”-benadering van e-mailen en het is een ineffectieve techniek.
Laten we een voorbeeld nemen ter illustratie.
Hallo Brandon,
Stuur me alstublieft alle ontwerpwijzigingen in het noordwestelijke deel van het gebouw dat we vorige week hebben besproken. Dit omvat de opmerkingen van de klant en bijgewerkte specificaties. Ook de verwachte materiaalleveranciers.
-De monteur
Veel mensen maken de veelgemaakte fout om een enorme takenlijst te sturen wanneer ze e-mailen. De ontvanger heeft mogelijk niet alle items op de lijst op dit moment, dus ze kunnen een fout maken wanneer ze deze zien. Dus het wordt uitgesteld en vervolgens vergeten.
De ingenieur in het bovenstaande voorbeeld zou veel beter af zijn geweest om slechts een of twee dingen te vragen, verdeeld over afzonderlijke e-mails.
3. Antwoord Efficiënt En Consistent
Het is uw persoonlijke werkstijl die bepaalt of u “efficiënt” of “snel” reageert. Ik vind de e-mailpop-up erg afleidend en haalt me uit wat ik aan het doen ben. Het kan echter zijn dat u er de voorkeur aan geeft dat een bericht binnenkomt en onmiddellijk wordt beantwoord.
Het hangt ook af van wat voor soort cultuur uw architectenbureau heeft. Misschien is het niet acceptabel om een paar uur te wachten om op een e-mail te reageren.
Welke methode u ook kiest, laat het zitten of antwoord onmiddellijk, wees consistent. Uw e-mailstijl en responstijd zullen uw adviseurs en teamleden vertrouwd maken.
4. Wees Professioneel
Het is belangrijk om te onthouden dat e-mailen professioneel moet zijn in een wereld vol hashtags en emoticons. Dit gaat verder dan het gebruik van smileys of gifs, maar ook de toon van je e-mail.
Ga niet in discussie over e-mail, gebruik geen neerbuigende zinnen of andere negatieve emoties.
Positief blijven is van cruciaal belang om niet alleen een goede relatie met het ontwerpteam te behouden, maar zal vaak resulteren in een hogere respons.
5. Controleer Voor Verzending
Zorg ervoor dat u naast de standaard spellingcontrole ook alles leest wat u verstuurt.
Architectuur is een complex vak. Eén verkeerd gespeld woord kan de betekenis van een hele e-mail veranderen. Het kan rampzalig zijn om een aannemer te vertellen iets te DOEN, in plaats van NIET.
Onthoud dat elke e-mail die u verzendt letterlijk een geschreven document is, dat in een rechtbank tegen u kan worden gebruikt. Er is geen druk.
Controleer nogmaals de ontvangers om er zeker van te zijn dat u de juiste mensen opneemt. Om schaamte te voorkomen, laat u het leeg totdat de hoofdtekst van uw e-mail compleet is.
Zorg ervoor dat u alle bijlagen bijvoegt.
Ik hoop dat je deze 5 manieren om betere e-mails te schrijven als architect nuttig vond.
Op zoek naar je droombaan in de architectuur? Bezoek de Architect’s Guide Resource.
Er is een megapakket aan middelen gecreëerd om je te helpen bij je zoektocht naar een baan als architect. Het bevat een verzameling begeleidende brieven en cv’s, evenals een grote selectie sollicitatiedocumenten. Ontvang een gratis exemplaar door hier te klikken:
Je kunt mijn berichten ook zien op:
